Importer des comptes, des contacts et des leads

A partir du menu utilitaire, vous pouvez importer des comptes, des contacts et de leads

• Cette fonction vous permet d'importer des comptes, des contacts et des leads dans MobiCRM, à partir d'un fichier ".CSV".
• L'originalité de cette import réside dans le format de fichier d'import. Généralement, il faut se conformer à un format de fichier préétablie, et respecter scrupuleusement l'ordre des colonnes de ce fichier, ce qui est fastidieux.
• Ici, ce n'est pas le cas, il suffit d'indiquer les données que vous voulez importer, le programme fera le reste.
• Par exemple, si dans l'import des contacts vous ne voulez importer que le nom du contact et l'email du contact, vous ne mettrez que 2 colonnes dans votre fichier CSV, une colonne avec le nom ((LastName) et l'autre avec l'email (ProfessionalEmail)
• C'est grâce au nom des colonnes que le programme fait le mapping.

Imports des comptes

• Pour importer des comptes, préparez un fichier .CSV avec les données que vous voulez importer.
• Repérer le nom de la colonne de la donnée à importer et recopier la dans votre fichier Excel
  • Exemple, le nom d'un compte s'appelle CompanyName, il suffit de créer un fichier avec en première ligne une colonne qui a le titre CompanyName
    • Exemple : importAccountsSimple.csv
  • Vous pouvez aussi utiliser le fichier donné en exemple qui contient le nom de toutes les données importables et supprimer les colonnes inutiles
    • Toutes les données importables importAccounts.csv

La colonne Titre (CompanyName...) doit impérativement être sur la première ligne sinon l'import sera rejeté. Nous vous conseillons de faire des essais sur quelques lignes avant de faire un import en masse.

Comment fonctionne la mise à jour d'un compte existant

Si vous réimportez un fichier avec un EXTERNAL_ID déjà connu, seules les colonnes présentes dans votre fichier sont prises en compte pour la mise à jour :

• Colonne absente du fichier : la donnée déjà enregistrée sur le compte n'est pas modifiée.
• Colonne présente mais vide sur la ligne : la donnée existante est effacée sur le compte.

Par exemple, pour ne mettre à jour que le secteur d'activité d'un compte, il suffit de déposer un fichier avec seulement les colonnes EXTERNAL_ID, CompanyName et SECTOR : tous les autres champs du compte (adresse, téléphone, catégorie, manager...) resteront inchangés.

⚠️ Cas particulier des adresses, téléphones et emails : ces informations sont composées de plusieurs colonnes qui fonctionnent par bloc (par exemple pour l'adresse 1 : Addr1Type, Addr1StreetLine1, Addr1StreetLine2, Addr1Zipcode, Addr1City, Addr1State, Addr1Country). Pour mettre à jour une adresse, un téléphone ou un email, vous devez renseigner toutes les colonnes du bloc concerné, même celles qui ne changent pas. Si aucune colonne du bloc n'est présente dans le fichier, le bloc entier reste inchangé sur le compte. Mais dès qu'une seule colonne du bloc est présente, tout le bloc est reconstruit à partir des colonnes du fichier — une colonne du bloc non renseignée sera alors considérée comme vide.

Cette mise à jour sélective ne s'applique qu'à la mise à jour d'un compte existant : lors d'une création, toutes les colonnes fournies sont utilisées normalement.

Voir le détail des colonnes

Imports des contacts

• Le principe est le même pour les contacts, préparer un fichier .CSV avec les données que vous voulez importer.
• Repérer le nom de la colonne de la donnée à importer et recopier la dans votre fichier Excel
  • Exemple, le nom d'un contact s'appelle LastName, il suffit de créer un fichier avec en première ligne une colonne qui a le titre LastName
    • Exemple : importContactsSimple.csv
  • Vous pouvez aussi utiliser le fichier donné en exemple qui contient le nom de toutes les données importables et supprimer les colonnes inutiles
    • Toutes les données importables : importContacts.csv

Comment fonctionne la mise à jour d'un contact existant

Le fonctionnement est identique à celui des comptes : si vous réimportez un fichier avec un EXTERNAL_ID déjà connu, seules les colonnes présentes dans votre fichier sont prises en compte :

• Colonne absente du fichier : la donnée déjà enregistrée sur le contact n'est pas modifiée.
• Colonne présente mais vide sur la ligne : la donnée existante est effacée sur le contact.

Par exemple, pour ne mettre à jour que le poste d'un contact, il suffit de déposer un fichier avec seulement les colonnes EXTERNAL_ID, LASTNAME et POSITION : tous les autres champs (adresse, téléphones, emails, compte rattaché...) resteront inchangés.

⚠️ Cas particulier des adresses, téléphones et emails : comme pour les comptes, ces informations sont composées de plusieurs colonnes qui fonctionnent par bloc (adresse 1 : Addr1Type, Addr1StreetLine1, Addr1StreetLine2, Addr1Zipcode, Addr1City, Addr1State, Addr1Country ; téléphones : de Phone1Type/Phone1Value à Phone5Type/Phone5Value ; emails : Professionalemail, Personalemail, Email3, Email4, Email5). Pour modifier une adresse, un téléphone ou un email, renseignez toutes les colonnes du bloc concerné. Si aucune colonne du bloc n'est présente dans le fichier, le bloc reste inchangé ; dès qu'une seule colonne du bloc est présente, tout le bloc est reconstruit à partir des colonnes fournies.

Cette mise à jour sélective ne s'applique qu'à la mise à jour d'un contact existant : lors d'une création, toutes les colonnes fournies sont utilisées normalement.

Voir le détail des colonnes

Imports des leads

• Le principe est le même pour les leads, préparer un fichier .CSV avec les données que vous voulez importer.
• Repérer le nom de la colonne de la donnée à importer et recopier la dans votre fichier Excel
  • Exemple, l'intitulé d'un leads s'appelle Title, il suffit de créer un fichier avec en première ligne une colonne qui a le titre Title
    • Exemple : importLeadsSimple.csv
  • Vous pouvez aussi utiliser le fichier donné en exemple qui contient le nom de toutes les données importables et supprimer les colonnes inutiles
    • Toutes les données importables : importLeads.csv

Comment fonctionne la mise à jour d'un lead existant

Le principe est le même que pour les comptes et les contacts : si vous réimportez un fichier avec un EXTERNAL_ID déjà connu, seules les colonnes présentes dans votre fichier sont prises en compte pour la mise à jour ; les colonnes absentes du fichier laissent la donnée existante inchangée sur le lead.

ℹ️ Les colonnes MANAGER_EXTERNAL_ID, ACCOUNT_EXTERNAL_ID et CONTACT_EXTERNAL_ID fonctionnent différemment : les laisser vides (colonne présente mais vide) ne supprime pas le lien existant. Pour supprimer un de ces liens, passez par l'interface de MobiCRM.

Cette mise à jour sélective ne s'applique qu'à la mise à jour d'un lead existant : lors d'une création, toutes les colonnes fournies sont utilisées normalement.

Voir le détail des colonnes

La correspondance avec vos tables de référence

Pour établir la correspondance avec une valeur d' une table de référence, indiquer simplement dans la colonne la position de la valeur dans la liste par un chiffre (1 = 1ere position dans la liste, 2 = 2ème position, 3 = 3ème position, etc... ) ,

Exemple,

• Dans la table Potentiels de Compte vous avez 6 valeurs : P0, P1, P2, P3, P4, P5.
• Si vous voulez que lors de l'import, on importe avec la valeur P3, indiquer 4 dans la colonne ,( P3 étant la 4ème valeur de la liste.)
• Dans cotre fichier CSV, vous aurez une colonne Potential avec la valeur 4 pour tous les comptes que vous voulez importer et mettre en potentiel P3

Le champ EXTERNAL_ID : obligatoire pour l'import

Pourquoi ce champ est-il obligatoire ?

Le champ EXTERNAL_ID vous permet de donner un numéro d'identification unique à chaque compte, contact ou lead que vous importez.

Grâce à ce numéro unique :

• Vous pouvez réimporter le même fichier sans créer de doublons
• Les informations seront automatiquement mises à jour au lieu d'être dupliquées
• Vous gardez le contrôle sur vos données

Que mettre dans la colonne EXTERNAL_ID ?

Choisissez une information qui identifie de façon unique chaque élément :

• Pour les comptes : Le numéro SIRET, votre code client, ou tout autre numéro qui n'existe qu'une seule fois
• Pour les contacts : L'adresse email professionnelle (si chaque personne a sa propre adresse)
• Pour les leads : L'adresse email ou un numéro de référence unique

⚠️ Attention

Toute ligne dont la colonne EXTERNAL_ID est vide sera ignorée et ne sera pas importée.